Facture dématérialisée, signature électronique, contrat numérisé… Passez à l’entreprise connectée !

Le bureau sans papier est un objectif que de plus en plus d’entreprises se proposent chaque jour, et qui offre de nombreux avantages au-delà des économies de coûts et de la contribution à la réduction de l’impact environnemental d’une entreprise. Grâce à la numérisation des documents, un bureau sans papier améliore considérablement l’efficacité de ses processus de gestion documentaire, réduit l’espace physique dédié au classement des documents et facilite l’accès de tous les employés à l’information. Dans cet article, nous passons en revue les principaux avantages d’un bureau sans papier.

Quels sont les principaux avantages d’un bureau sans papier ?

Au-delà de l’impact environnemental positif de la réduction de la consommation de papier dans les entreprises, la numérisation des documents présente d’autres avantages :

1. Améliore l’efficacité de la gestion des documents

La gestion de la documentation numérique est beaucoup plus rapide et plus agile que la gestion des documents papier. Si vous avez besoin de rechercher un document numérique, vous perdez moins de temps que si vous devez rechercher un fichier physique. Les informations sont plus facilement accessibles à tous les employés. En même temps, il est plus facile de restreindre l’accès à la documentation confidentielle. Les documents numériques sont accessibles à distance, de n’importe où, ce qui vous permet d’offrir aux employés la possibilité de travailler à distance. C’est un point très important surtout en ces temps de pandémie mondiale liée au COVID-19. En plus, la numérisation du bureau améliore la traçabilité de la documentation car il est plus facile de retracer l’origine des documents numériques, et de savoir qui et quand les a modifiés.

2. Une plus grande sécurité de l’information

La sécurité des informations stockées au format numérique est de loin supérieure à la sécurité des documents archivés sur papier. Outre le fait qu’il est plus facile d’établir un système d’accès restreint aux informations en cas d’archivage au format numérique, il est également plus facile et moins coûteux de faire des copies de sauvegarde, de sorte qu’en cas de perte de fichiers ou de vol de données, il est possible (et beaucoup plus facile) de récupérer les informations.

La documentation déposée sur papier est plus sujette aux accidents tels que les fuites, inondations, incendies, et est beaucoup plus facilement exposée aux tiers.

3. Réduction des coûts

La numérisation des documents a un impact direct sur la réduction des coûts. Non seulement parce que vous arrêtez d’acheter du papier, mais vous économisez également sur l’entretien de l’imprimante et sur l’achat de pièces de rechange. En revanche, si toute la documentation d’une entreprise est numérisée et peut être envoyée par e-mail, le besoin de dépenser en expéditions par courrier postal est éliminé. La dématérialisation des factures peut contribuer à faire des économies énormes en termes de frais d’envoi, car en moyenne une facture coûte environ 13 euros. Faites vous-même le calcul !

4. Gain de place

Gagner de l’espace dédié au classement des documents physiques est également l’un des principaux avantages d’un bureau sans papier. La numérisation des documents permet de tout archiver dans le cloud ou sur des serveurs d’entreprise privés. L’espace libéré peut être utilisé pour agrandir des bureaux ou pour d’autres usages qui ajoutent plus de valeur aux employés, une aire de repos peut être mise en place pour l’épanouissement des employés. Si plus d’espace n’est pas nécessaire, il est temps de trouver un bureau plus petit et d’économiser sur les coûts de location.

Numérisation de bureau : ce qu’il faut retenir

Tous ces avantages incitent de plus en plus d’entreprises à se fixer comme objectif d’éliminer l’utilisation du papier dans tous leurs processus commerciaux. Pour aider à numériser la gestion documentaire de toutes les entreprises, plusieurs entreprises offrent des solutions de signature électronique qui permettent aux entreprises de signer des documents en ligne car tout le processus doit être légal.

Les entreprises qui utilisent des outils de signature électronique n’ont pas besoin d’imprimer les contrats ou les factures pour les envoyer à signer, mais peuvent les envoyer à signer directement depuis une plateforme dédiée, ou depuis leur compte de messagerie. Et les signataires peuvent signer avec un logiciel depuis leur ordinateur, tablette ou mobile, sans avoir à s’inscrire sur une plateforme, et sans avoir à télécharger de programme ou d’application supplémentaire.