Mieux comprendre le reporting

Le terme “Reporting” est par définition une famille d’outils de Business intelligence destiné à assurer la réalisation, la publication et la diffusion de rapports d’activité selon un format prédéterminé. Il est destiné à faciliter la communication de résultats chiffrés ou d’un suivi d’avancement.

Principe du reporting

L’outil de reporting assure l’interrogation des bases de données selon les requêtes SQL préparées pendant l’élaboration du modèle. Le rapport d’activité va être ensuite publié sur l’Intranet, périodiquement en automatique ou ponctuellement à la demande. L’outil offre bien entendu des fonctions spécifiques pour l’élaboration du modèle du rapport, des modules de calcul et de présentation (graphiques) afin de concevoir des comptes rendus particulièrement seyants et pertinents.

Le reporting : Comment ça marche ?

Utiliser les outils de publication de rapport d’activité

Avec les outils requêteurs, l’utilisateur peut formuler des requêtes d’interrogation “ad hoc” à volonté. Les outils de reporting ne sont pas vraiment des instruments d’aide à la décision. Bien que, s’ils sont utilisés correctement, ils vont permettre au responsable de disposer d’une précieuse vue d’ensemble de son activité, ils sont en fait surtout destinés à “rendre compte” du travail effectué auprès de la hiérarchie.

Commentaire

Le reporting s’inscrit dans une longue tradition du management par le contrôle. Nous sommes bien loin des possibilités d’autonomie que peut offrir la technologie de la Business Intelligence aujourd’hui.

Comment Réussir son reporting ?

Un “rapport réussi” est un rapport suffisamment pertinent et correctement présentés pour intéresser ses destinataires, soutenir l’attention et susciter des commentaires constructifs.

La démarche se déroule en 6 étapes distinctes :

Le Choix des bons objectifs

Quel message souhaite-t-on transmettre ? C’est la première question à se poser lorsque l’on élabore un rapport d’activité à diffuser.

La collecte des données

Il faut commencer par une parfaite collecte de données. L’informatique et les outils d’ETL ne suffisent pas. Il ne faut donc pas hésiter à consulter autour de soi pour confronter les enseignements et valider les données une fois placées en perspective avec la réalité des activités.

La transformation des données en information

Il faut éviter de surcharger le rapport de données. Un trop grand nombre de données risque de détourner l’attention et de perturber la perception du message. Il est préférable de se focaliser uniquement sur les informations essentielles. Pour cela il faut bien définir le message à faire passer.

Optimisez le rapport

Un bon rapport interpelle ses destinataires. Utilisez les graphiques adéquats pour chaque type d’information que vous souhaitez communiquer. Les outils de présentation ne sont pas interchangeables. Pour que le sens de l’information soit transmis sans distorsion, il est important de choisir le bon graphique et les bonnes couleurs.

Limitez le nombre de présentations graphiques

Un bon rapport est un rapport simple. Là encore, il ne faut pas surcharger le rapport en multipliant les informations au risque de fausser le message que l’on souhaite transmettre.

Ne perdez aucune occasion de Feed Back
Il est toujours profitable d’étudier la manière dont le message est perçu par ses destinataires dans une logique d’amélioration continue.

Les différents types de reporting :

De suivi d’activité
Le modèle classique de contrôle périodique de l’activité d’une entité placée sous une autorité

Financier
Suivi des budgets et autres éléments de l’analyse financière, Projet
Suivi d’avancement et communication autour d’un projet relativement conséquent

Social
Dans le cadre de la Responsabilité Sociale des Entreprises

Développement durable

Quelques produits types

• SAP Business Object Crystal Report
• Cognos Report Net
• Oracle Report …

Et bien sûr Microsoft Excel…

Les reportings sont-ils utiles ?

Fiabilité

Plutôt intéressant, seulement 19% des personnes interrogées affirment ne jamais “estimer” certains éléments et se fient uniquement aux données collectées.
En revanche, 36%, soit plus d’un tiers, ont recours  à la pratique des “résultats à l’estime”…

Utilité

Plutôt curieux, 9% soit pratiquement 1/10 avouent ne pas vraiment savoir à qui sont destinés les reportings…

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